Comment organiser ses documents administratifs ?

Classer des paperasses n’a jamais été une mince affaire. Cependant, cela s’avère indispensable pour réduire les efforts lors de la recherche d’informations capitales. C’est principalement pour cette raison qu’il est recommandé de ranger ses documents administratifs de façon méthodique. Mais de quelles manières s’y prendre ? Tous les détails dans cet article.

Adopter l’un des systèmes de classement les plus efficaces

Le véritable avantage avec une telle tâche, c’est qu’il existe déjà un nombre considérable de solutions dont vous pouvez tirer profit. Il suffit d’aller voir la méthode de classement et archivage des documents administratifs le plus susceptible de vous faciliter la tâche lors de vos recherches à l’avenir. Parmi les plus prisés, on cite le classement chronologique, le rangement par thématique, le tri par ordre alphabétique et parfois par type de document.

D’autres méthodes sont toutes aussi populaires comme le classement numérique qui consiste à attribuer un numéro unique à chaque document et le rangement géographique qui se repose sur l’organisation des documents en fonction de leur lieu de référence. Vous disposez donc d’une panoplie de systèmes de classement dont vous pouvez vous inspirer pour organiser vos documents administratifs.

Faire la numérisation de ses documents

La numérisation des documents administratifs est une solution entièrement indépendante des systèmes de classement précédemment mentionnés. En d’autres termes, il s’agit d’une approche complémentaire à la précédente, mais qui reste tout de même facultative. Tout l’intérêt de numériser ses paperasses administratifs réside dans la réduction de l’encombrement physique et la facilité lors de la recherche.

Pour ce faire, vous aurez besoin d’un scanner ou d’une application mobile dédiée capable de faire une copie numérique de vos documents, qu’il s’agit de factures, de relevés bancaires, de contrats, etc. C’est alors que vous pouvez stocker ces fichiers numériques dans un dossier dédié sur votre ordinateur ou dans le cloud. Cela permet en effet de faciliter la recherche lorsque le besoin se présente.

Faire un calendrier de maintenance approprié

Le classement de vos documents administratifs suivant un système spécifique ou leur numérisation ne constitue pas une tâche définitive. Il est possible que certaines données changent à l’avenir. Il faut bien sûr s’adapter et apporter les changements nécessaires sans toutefois être obligé de tout recommencer à zéro. C’est essentiellement pour cette raison qu’il est préférable de planifier régulièrement des sessions de tri et de mise à jour de vos fichiers.

Il est fort possible que des documents finissent par devenir obsolètes avec le temps. L’idéal serait de les supprimer pour apporter plus de clarté lors de vos recherches et de mettre à jour les informations lorsque nécessaire. Certaines révisions peuvent également se révéler importantes comme l’exigent très souvent les documents fiscaux avant la période de déclaration d’impôts.

Faire une copie de la sauvegarde

Si organiser des documents administratifs est déjà une tâche ardue et chronophage, imaginez alors recommencer cette tâche, pas une fois, pas deux fois non plus, mais à plusieurs reprises. Cela semble évident, nul n’a envie de se retrouver dans une telle situation. C’est pourquoi il est plus raisonnable de créer une sauvegarde de tous vos documents importants sur un support externe (clé USB, disque dur externe, etc.).

Bien évidemment, cela ne signifie pas pour autant qu’il faille se débarrasser des documents physiques à votre disposition. L’idée, c’est plutôt de conserver une copie papier de certains fichiers essentiels, comme les actes notariés. Vous pourriez en avoir besoin à tout instant. Cela est donc plus rassurant lorsqu’il se trouve à portée de main.